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Posts Tagged ‘organização’

Para muitos freelancers, manter um arquivo é pouco prioritário. Sempre tem um layout pra terminar, uma ligação pra fazer pro departamento financeiro de um cliente e por aí vai… E o arquivamento sempre vai ficando pra trás.

Mas, de fato, arquivar documentos é importante. Se um dia você precisa resgatar uma versão antiga de um projeto do seu cliente ou se você precisa encontrar uma cópia de uma fatura, ter um sistema organizado é crucial.

Então aqui vão algumas dicas para organizar seus arquivos.

1. escolha ferramentas online

Há algumas questões que devem ser levantadas antes de se confiar plenamente nos aplicativos web para o seu negócio. Mas usar ferramentas online facilita muito a vida. Dependendo das ferramentas que você escolher, dá até para automatizar alguns processos de arquivamento.

2. tenha um arquivo de metal (ou de madeira, ou de plástico…)

não importa quantas ferramentas online você usar, há sempre aqueles documentos que você tem que ter cópias físicas. Caixas de sapatos não são a melhor forma de arquivar documentos a longo prazo, então invista um pouco e compre um arquivo de verdade. Pode ser um gaveteiro, um locker, uma pastas suspensas…

3. deixe seu arquivo simples e fácil

você não precisa de um sistema super elaborado de arquivo. Dependendo de quanto papel você usa no seu dia a dia, pode ser que algumas pastas sejam suficientes para você. O mais importante é ter organizado: contratos, impostos e contas

4. nomear corretamente na hora de arquivar

tudo bem se seus arquivos digitais não estiverem organizados em diretórios específicos, desde que você tenha uma lógica na hora de nomear os arquivos, porque aí você vai poder usufruir do “search” (ou “spotlight” no Mac) para conseguir encontrar rapidamente aquele arquivo perdido.

5. reserve um tempo para arquivar

dica: seus arquivos não vão se organizar sozinhos. separe um tempo para tirar os papéis de cima da sua mesa e guardá-los no arquivo, estante ou lata de lixo! se você se programar para fazer isso com frequência, vai ser uma rotina de uns 15 minutos por semana e pronto.

6. se seus arquivos estão te deixando maluco, terceirize.

mesmo que freelancers nem sempre tenham grana para bancar uma pessoa no administrativo, vale a pena pensar em investir em alguém que te ajude, nem que seja por períodos curtos, mas tem que ser alguém que consiga entender seu sistema de organização e que te ajude a melhorá-lo.

7. faça o máximo de backups possível

há inúmeras possibilidades de fazer backup nos seus arquivos do computador, inclusive imprimindo algumas cópias. Criar um sistema de backup de arquivos físicos é mais difícil, mas para documentos muito importantes vale a pena escanear e ter uma cópia de segurança digital.

livre tradução daqui.

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