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passo #1

Defina os objetivos e agenda da reunião.
Quando estiver se preparando para a reunião, pense qual o propósito dela e o que você espera alcançar com este encontro. Escrever a pauta ajuda a realizar os objetivos. Selecione os participantes com cuidado, faça a você mesmo perguntas como “por que incluir ou excluir fulano? Por que suas contribuições podem ser importantes nesta reunião?

passo #2

Deixe preparado todos os arquivos e links que você pretende usar durante a reunião. Durante a apresentação, não perca tempo buscando algum site na internet, fotos ou vídeos que você queira mostrar para os outros. Tenha tudo pré-preparado, ao alcance do seu mouse.

passo #3

Deixe apenas os programas necessários abertos.
Deixe seu desktop limpo, sem ruídos como atalhos ou aplicativos desnecessários. Isto permitirá que você e os outros participantes se concentrem mais na reunião.

passo #4

Dê as regras antes do inicio da apresentação.
Deixe claro como vai ser conduzida a reunião. Os participantes podem fazer perguntas durante a apresentação? Ou eles devem aguardar o final? Chegando a um consenso no começo da reunião, permite que o encontro seja mais agradável.

passo #5

Interaja com os participantes.
A maior dificuldade em uma conferência pela web, é fazer com que todos mantenham o foco na reunião o tempo todo, principalmente quando nem todos conseguem se ver pela web. Então, deixe os participantes envolvidos, chame outros para conduzir a apresentação e passe o controle do mouse pra frente.

passo #6

Controle o relógio.
Comece e termine a reunião na hora certa. Programe o tempo cuidadosamente para que consigam abordar todos os assuntos da pauta. Evite longas discussões e não pare muito tempo sobre o mesmo assunto.

passo #7

Conclua a sessão.
É sempre útil recapitular o que foi discutido e confirmar a distribuição de demandas entre os participantes. Assim, você também fica com a certeza de que cumpriu os objetivos da reunião.

texto traduzido daqui.

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